STAGE RUGBY CLUB DE LA PIMPINE

Du 4 novembre au 29 novembre 2024

Durant mon stage, avec l’alternant responsable marketing et événementiel dans le sport, nous avions pour mission de créer une soirée partenaire avec nos partenaires ainsi que des potentiels futurs partenaires.

Nous avons donc commencé par choisir le lieu de la soirée. Étant en partenariat avec le Chateau Thieuley à la Sauve, nous leur avons donc proposé de nous prêter leur chai et de mettre en place par la même occasion, une dégustation de leurs vins. Nous leur avons également demandé si nous pouvions offrir une bouteille de vin avec un autocollant RCP à chaque nouveau partenaire.

Une fois le lieu trouvé, nous avons envoyé les invitations à l’ensemble de nos partenaires ainsi qu’à certaines entreprises susceptibles de devenir partenaire pour la saison 2024/2025 ou pour celle de 2025/2026.

Nous avons reçu 140 réponses positives !

Pour le déroulement de la soirée nous avons eu plusieurs idées.

Tout d’abord, nous voulions que chaque partenaire ai un badge avec leur logo ainsi que le nom de leur entreprise dessus pour simplifier les contacts entre partenaires durant la réception.

Nous avons également eu l’idée de louer un Photo Booth à notre partenaire Super U Fargues. Pour cette location, le défi était de négocier pour l’avoir gratuitement. Nous nous sommes donc directement rendu à Super U afin de négocier avec le dirigeant en personne. Après plusieurs échanges, nous avons réussi l’objectif donné par le club.

Puis pour finir, nous avions créé un diaporama avec le logo de l’ensemble des partenaires du club mélangé à quelques photos des différentes équipes.

Nous sommes le 7 novembre, c’est l’heure de préparer la soirée !

Pour commencer nous allons chercher le photo booth. Ensuite, nous nous rendons directement au château afin d’installer la décoration, le vidéo projecteur, les tonneaux, etc …

Nous commençons par la salle de réception où nous installons l’ensembles des badges par ordre alphabétique afin de se repérer plus facilement.

Ensuite, on prépare la décoration, nous accrochons quelques maillots sur les murs ainsi qu’une grande banderole du Rugby Club de la Pimpine.

Une fois ceci prêt, nous nous rendons chez notre fabriquant de maillot car nous avons eu l’idée de créer des maillot floqués au nom des nouveaux partenaires.

Une fois les maillots récupérés, nous installons l’estrade sur laquelle les deux co-président ainsi que le responsable partenariat prendrons la parole pour présenter l’ensemble des partenaires et les remercier. On profitera de ce moment pour leur offrir la bouteille de vin ainsi que leur maillot.

Nous collons ensuite les autocollants des bouteilles puis dans la foulée nous partons chercher les courses pour la soirée.

Le temps de faire quelques derniers réglages et les partenaires font leur arrivée.

La soirée peut enfin commencer !

Le but principal de cette soirée était de passer un moment avec les partenaires et surtout de les remercier de leur soutien. L’objectif étant de construire une relation forte et durable autour d’une festivité.

Cependant, tout au fil de la soirée, nous en avons également profiter pour discuter avec certains partenaires afin de parler de nos futurs projets, de nos besoins et de négocier certains projets en cours puis, forcement, nous avons pris du temps de discuter avec les entreprises susceptibles de nous rejoindre au cours de l‘année.

L’alternant en marketing de sport et moi avions deux missions principale durant cette soirée.

Dans un premier temps, durant ma première semaine de stage, j’ai eu l’idée de proposer, à 5 catégories différentes, des sacs à roulette en partenariat avec un sponsor du club. Nous devions donc profiter de cet événement pour négocier avec le fabriquant d’équipement Rhino les prix afin d’avoir un devis pas trop élevé à présenter à notre sponsor.

Notre deuxième mission était de recruter deux nouveaux partenaires sur les 6 entreprises non partenaires présentes.

Lors de cet événement, nous étions chargés de deux missions.

Pour commencer, nous avons réussi à négocier les prix avec Rhino, le fournisseur d’équipement.

En effet, nous avons obtenue une réduction de 60%, chose à laquelle on ne s’attendait pas du tout. Mais, à force de persévérance et en leur expliquant les nombreuses commandes qu’on envisage de leur passer, ils ont fini par accepter.

Puis pour la seconde mission, nous avions pour objectif de recruter deux nouveaux partenaires sur les 6 invités.

Mission plus que réussie car nous sommes parvenu à en recruter trois et deux autres ont montré beaucoup d’intérêt pour la saison prochaine.

Les trois nouveaux partenaires sont Acquis patrimoine qui nous donne 2 800€, Aquitaine photogravure qui nous apporte 500€ et AdexWine pour 1 500€.

Pour les résultats plus personnels, l’alternant et moi avons reçu beaucoup de remerciements et le club a été très satisfait de nos résultats sur les missions et sur l’organisation de la soirée.

Pour moi, cette soirée a été une excellente expérience qui m’a beaucoup apporté, notamment sur la négociation et l’organisation que cela a pu nous demander.

Lors de mon stage au rugby club. de la Pimpine, j’ai eu l’occasion de faire différentes tâches.

Le Rugby Club de la Pimpine bénéficiait déjà d’une base de données regroupant l’intégralité des partenaires qu’a connue le club. J’ai donc pu avoir un accès  direct à cette base de données afin de la réorganiser.

J’ai donc créé un nouveau document Excel pour recommencer à 0. Dans un premier temps, j’ai reporté l’ensemble des partenaires actuels sur le nouveau document, puis j’ai recontacté quelques anciens partenaires susceptibles de renouveler l’expérience avec nous. Sur une dizaine de partenaires contactés seulement 1 société a renouvelé le contrat et 4 autres nous ont demandé de les contacter courant 2025 pour potentiellement renouveler le contrat lors de la saison 2025/2026.

Notre portefeuille contient donc, à ce jour, environ 85 partenaires pour la saison 2024/2025.

Une fois les partenaires répertoriés, j’ai également réorganisé la base de données dédiée aux bénévoles du club (éducateurs, entraineurs, dirigeants, managers, restauration…). Je suis allé demander les informations manquantes aux personnes concernées afin d’avoir une base de données complète avec les mêmes informations pour tout le monde (mail, numéro de téléphone, adresse, nom, prénom, fonction).

Nous sommes donc un total de 75 bénévoles présents au sein du club.

Une fois l’ensemble des partenaires répertoriés, j’ai effectué deux classements.

Un classement par ordre alphabétique pour permettre à l’ensemble de l’équipe de s’y retrouver plus facilement pour trouver les informations de contacts.

Puis un classement en fonction de l’apport financier mis à disposition du club. Ce classement est assez intéressant car il a plusieurs utilités. Tout d’abord, il nous permet de savoir avec qui nous devons créer des liens plus ou moins forts afin de pérenniser un maximum le partenariat. Il est également très important car il nous permet de choisir le sponsor à mettre en avant lors du choix des  équipements des joueurs afin de faire financer ces  dits équipements et ainsi permettre au club de faire un bénéfice lors de la vente aux joueurs. Nous proposons donc ce financement en premier à nos plus gros partenaires pour les mettre en avant le plus possible, c’est une forme de reconnaissance pour nous et pour eux.

Cette classification s’apparente à la loi Pareto. En effet, j’ai utilisé la méthode 20/80 afin de repérer les partenariats les plus important pour le club. Pour cette saison 2024-2025 nos 3 partenaires les plus importants sont Super U Fargues, le Bar le Liberté et ACEVEDO.

Étant une association sportive nous choisissons nos partenaires sur un seul et unique critère : la géolocalisation. En effet, nous sollicitons la plus part de nos partenaires, non pas pour leurs activités,  mais pour leur apport financier.

Nous cherchons donc des partenaires se situant dans l’entre deux mer et ses alentours. Nous avons tout de même quelques sponsors se trouvant sur Bordeaux mais ce n’est pas notre cible prioritaire.

Certes nous choisissons nos partenaires en fonction d’un secteur géographique mais nous créons tout de même des partenariats avec des entreprises choisies pour leur activité et qui ne nous apporteront pas de financement mais que l’on sollicitera pour cette dite activité. Effectivement, nous avons Farine et Vanille à Camblanes et Meynac qui nous offre le pain lors des repas du club ou de certaines festivités, un partenaire avec un fournisseur de boissons qui nous offre des réductions sur l’ensemble des boissons vendues lors des matchs. Puis, nous avons également Acevedo qui en plus de nous donner de l’argent, s’occupe de l’entretien de nos terrains de rugby.

Étant joueur de ce club, durant la première semaine j’ai fait remonter de la part de nombreux joueurs un manque d’équipement.

J’ai donc eu l’idée de proposer des sacs à roulettes. Pour cela, il a fallu que je trouve un partenaire qui souhaitait financer une partie ou la totalité du devis des sacs, en échange d’avoir son logo sur le sac.

Dans un. premier temps, j’ai appelé le bar le liberté, un de nos plus gros partenaire, afin de lui proposer mon projet, sans lui parler d’argent dans un premier temps.

L’idée lui à beaucoup plus, j’ai alors demandé à notre équipementier Rhino de m’envoyer un visuelle des sac avec le logo du partenaire ainsi qu’un espace pour floquer les initiales des joueurs. Puis de m’envoyer également un devis pour 150 sacs que nous proposerons à 5 catégories différentes (pôle jeune, seniors fille, seniors homme)

Une fois le visuelle reçu avec le premier devis, je décide d’envoyer le visuelle au partenaire et j’appelle notre équipementier afin de négocier le devis car le prix était trop important pour le montrer à notre partenaire. Après plusieurs jours de négociation et 3 devis reçu, nous arrivons à trouver un terrain d’entente. Le dernier devis s’élève a 7200€ au lieux de 13 500€ écrit sur le premier devis.

Maintenant que j’ai réussi à négocier une réduction je décide de directement aller voir notre partenaire et maintenant je négocie avec elle pour qu’elle paye la totalité du devis.

Après plusieurs minutes de négociation, elle décide d’accepter l’offre.

Une fois tout ça terminé, j’envoie un messages au différentes catégories concerné en leur mettant un lien google form que j’ai mis en place afin de commander le sac en écrivant leurs initiales.

Les licenciés ont 2 semaines pour y répondre. Nous proposons le sac à 40€ au lieu de 90€ prix catalogue.

Nous avons réussi à en vendre une centaines. Nous mettrons alors le restes des sacs commandé disponible sur le site internet du club.